A) Titolare del trattamento

Solo i titolari dei trattamenti indicati dalla legge (art. 37 del Codice) o dal Garante con appositi provvedimenti (allo stato non adottati), sono obbligati a notificare i trattamenti al Garante secondo la nuova procedura di seguito descritta. E' necessario, dunque, verificare che i trattamenti in azienda non rientrino in quelli elencati nell'art. 37, e, solo in tal caso, il Titolare non deve Notificare.
La Notifica precede l'inizio del trattamento (art. 38, comma 1) e può riguardare uno o più trattamenti con finalità correlate.
Il titolare che abbia già iniziato un trattamento anteriormente al 1° gennaio 2004, indipendentemente dalla circostanza che lo abbia notificato in passato, deve procedere, se vi è tenuto, alla nuova Notifica entro il 30 aprile 2004 (art. 181, comma 1, lett. c)).
Chi esegue la Notifica secondo la nuova procedura deve dichiarare che effettua una "nuova Notifica", anche se in passato abbia già presentato una Notifica in base alla legge n. 675/1996.
Ulteriori eventuali notificazioni costituiscono "modifiche del trattamento", oppure "cessazione del trattamento" (nel caso in cui l’intero trattamento precedentemente notificato venga a cessare definitivamente).

B) Contitolare del trattamento

In caso di contitolarità del trattamento, ciascun contitolare è tenuto ad effettuare un'autonoma Notifica,  nella quale indicherà tutti gli altri contitolari.
Ciascun titolare sottoscriverà solo la propria Notifica.

2. COME SI NOTIFICA

A) Nuova Notifica

La "nuova Notifica" va eseguita unicamente in via telematica, compilando i campi del modello disponibile sul sito Internet https://web.garanteprivacy.it/rgt/.
Allo stato non sono previste e ammesse altre modalità. A differenza della Notifica prevista dalla legge n. 675/1996, non è quindi possibile utilizzare modelli cartacei o dischetti, né per la compilazione, né per l’invio.

B) Modifica della Notifica

Per quanto riguarda la modifica della Notifica, l’attività del notificante è semplificata.
Si può richiamare a video la Notifica già trasmessa, apportando le modifiche necessarie per i soli riquadri interessati. La Notifica, così modificata, è trasmessa osservando la procedura telematica prevista per la  “nuova Notifica”.
 
3. MODALITÀ DI COMPILAZIONE DELLA Notifica

Nella compilazione della Notifica i campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori: la loro mancata compilazione impedisce il completamento della procedura di Notifica.
Il notificante deve osservare le seguenti indicazioni:

• selezionare dal menù principale "COMPILAZIONE DELLA Notifica";
• selezionare  la casella "NUOVA Notifica";
• barrare una delle tre opzioni indicate ("prima Notifica"; "modifica alla precedente Notifica"; "cessazione del trattamento");
• compilare i campi di interesse, utilizzando anche i menù a tendina;
• al termine delle descritte operazioni, salvare il file mediante l’apposito tasto;
• versare i diritti di segreteria on line, oppure compilare l’apposito riquadro indicando gli estremi del pagamento avvenuto;
• sottoscrivere con firma digitale il file salvato;
• trasmettere al Garante per via telematica la Notifica così completata mediante l'apposito tasto.

Il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante un messaggio di conferma del ricevimento della Notifica che attesta il buon esito della procedura.
È possibile stampare copia della Notifica; tale copia cartacea, comunque, non deve essere trasmessa al Garante.
 
4. EVENTUALE SOSPENSIONE NELLA COMPILAZIONE DELLA Notifica DEL TRATTAMENTO, DELLA SUA MODIFICA E DELLA SUA CESSAZIONE

La procedura di Notifica può essere eseguita in momenti diversi, anche da altra postazione (per esempio, la firma digitale potrebbe essere apposta in altra sede, presso gli organismi convenzionati), memorizzando comunque le informazioni già inserite. Affinché ciò sia possibile è necessario compilare almeno il riquadro relativo al titolare del trattamento; quindi, selezionare il tasto SOSPENDI.
Comparirà a video un codice (ID temporaneo) che, contestualmente, verrà inviato dal Garante all’indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante nella Notifica.
Tale codice consentirà al notificante di riprendere, entro i 10 giorni successivi, la compilazione della Notifica.
Il codice è utilizzabile soltanto una volta; in caso di ulteriori sospensioni verranno attribuiti tanti ID temporanei, utilizzabili secondo la procedura descritta, quante sono le sospensioni effettuate.
 
5. RIPRESA DELLA COMPILAZIONE DELLA Notifica A SEGUITO DI SOSPENSIONE

• selezionare "COMPILAZIONE DELLA Notifica";
• selezionare "Notifica SOSPESA";
• inserire, alla richiesta, l’ID temporaneo comunicato dal Garante al momento della sospensione.

6. DIRITTI DI SEGRETERIA

Ogni Notifica inviata al Garante (prima Notifica, modifica o cessazione del trattamento) deve essere accompagnata dal pagamento dei diritti di segreteria, il cui importo è fissato in euro 150,00.
Per indicare la modalità di pagamento prescelta va compilato l'apposito riquadro. Si suggerisce di privilegiare il pagamento on line mediante carta di credito su protocollo sicuro, pur essendo consentite altre modalità (bonifico bancario, conto corrente postale, banco posta); per questi casi occorre indicare gli estremi del pagamento nell’apposito riquadro.
Le coordinate bancarie per effettuare il pagamento sono: c.c. 000000018373 intestato a "Garante per la protezione dei dati personali" - ABI 05164 - CAB 03202 - presso Banca Popolare di Lodi, ag. n. 2 di Roma, via Bevagna, 24, 00191 Roma.
Il pagamento anche può essere effettuato sul c.c. postale n. 97204002 intestato a "Garante per la protezione dei dati personali", Piazza di Monte Citorio, 115/121, 00186, Roma, indicando come causale “diritti di segreteria per Notifica”.
 
7. FIRMA DIGITALE

Per perfezionare la Notifica è necessario sottoscriverla con firma digitale (art. 10, comma 3, d.P.R. n. 445/2000). A tal fine, il titolare del trattamento deve utilizzare un dispositivo di firma digitale disponibile presso uno dei certificatori accreditati ai sensi dell’art. 2, comma 1, lett. c), d. lg. n. 10/2002. L’elenco dei certificatori è rinvenibile sul sito www.cnipa.gov.it.
La Notifica così sottoscritta va trasmessa per via telematica al Garante.

Firma digitale presso soggetti qualificati

Il Garante stipulerà apposite convenzioni con soggetti qualificati (di seguito denominati "intermediari"). Ciò per permettere la sottoscrizione della Notifica con firma digitale laddove il notificante non fosse in possesso del dispositivo di firma digitale. In questo caso il notificante deve recarsi presso uno dei soggetti convenzionati munito del proprio ID temporaneo e di un documento di riconoscimento (ed eventualmente della ricevuta di versamento dei diritti di segreteria, ove non avesse già provveduto ad inserire gli estremi nell'apposito campo) e, avvalendosi della firma digitale dell’intermediario, trasmettere in via telematica la Notifica. L'intermediario potrà annotare nella Notifica, ove non già eseguito dal notificante, gli estremi della ricevuta del pagamento dei diritti di segreteria.
L'elenco degli organismi convenzionati è visibile alla casella "convenzioni" del menù principale.
 
8. COMPLETAMENTO DELLA Notifica E TRASMISSIONE AL GARANTE

ID permanente (Codice univoco del notificante-C.U.N.)
Eseguite le operazioni (inserimento dei dati, pagamento dei diritti di segreteria, apposizione della firma digitale e trasmissione in via telematica) e trasmessa la Notifica in via telematica, verrà inviato dal Garante con l’indicazione di giorno, ora e minuto, un ID permanente (C.U.N.) da conservare a cura del notificante. Il C.U.N. verrà comunicato al solo notificante per posta elettronica.
Solo con l’inserimento del C.U.N. il notificante potrà accedere, in tempi successivi, alla Notifica per modificarla o per provvedere alla Notifica della cessazione del trattamento; il C.U.N., inoltre, permette di “legare” le notificazioni effettuate nel tempo da uno stesso titolare.
L’intermediario rilascia ricevuta, controfirmata anche dal notificante, di avvenuto invio della Notifica. Consegna altresì, a richiesta del notificante, una copia a stampa della Notifica.
Concluse le operazioni, l’intermediario deve cancellare dal proprio sistema operativo il file contenente la Notifica inviata.
 
9. MODIFICHE DELLA Notifica E CESSAZIONE DEL TRATTAMENTO

Per poter effettuare successive modifiche della Notifica oppure notificare la cessazione del trattamento è necessario indicare il C.U.N. attribuito in sede di "prima Notifica".
Qualora si dovesse sospendere la Notifica, si dovrà usare, per il suo completamento, l'ID temporaneo che di volta in volta verrà comunicato dal Garante (secondo la procedura sopra descritta).
 
10. ANOMALIE E REGOLARIZZAZIONI

Pervenuta la Notifica al Garante, viene effettuato un controllo sulla veridicità della firma digitale apposta e vengono segnalate al notificante eventuali anomalie; in tal caso il Garante invia un messaggio di richiesta di regolarizzazione/completamento assegnando un termine, decorso inutilmente il quale la Notifica viene eliminata dalla memoria del sistema informativo del Garante; di ciò è dato avviso al notificante.
La sottoscrizione digitale che, verificata, non risulti conforme, invalida la Notifica.
In caso di regolarizzazione, la data della Notifica è quella in cui la regolarizzazione stessa è memorizzata nel sistema informativo del Garante.
 
11. ASSISTENZA NELLA COMPILAZIONE

Per ciascuna tabella, riquadro o campo da compilare, sono inseriti alcuni box contenenti spiegazioni per la compilazione (contrassegnati con il simbolo  "?"), quale ausilio in caso di dubbi.
Inoltre ci si può collegare al sito del Garante www.garanteprivacy.it per consultare la normativa di riferimento e le faq.
Infine, per brevi spiegazioni, può essere contattato l’Ufficio relazioni con il pubblico del Garante.
 
12. SINTESI DEL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO

La disciplina in materia di Notifica del trattamento dei dati personali è contenuta negli artt. 37, 38, 154, comma 1, lett. l), 163, 168, 181, comma 1, lett. c), 16, 162, comma 1, del d.lg. 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).
Il Codice in materia di protezione dei dati personali è entrato in vigore il 1° gennaio 2004 ed ha abrogato la precedente disciplina della Notifica contenuta nella legge n. 675/1996.
 
13. TABELLE DELLA PROCEDURA DI Notifica

È possibile consultare le tabelle relative a categorie di dati, categorie di interessati, finalità, modalità, che dovranno essere compilate nella Notifica.
Si allegano a tal proposito le tabelle.